En mi experiencia como consultor financiero encuentro constantemente un problema que incluso puede hacer quebrar PYMES que parecen exitosas. El problema al que me refiero es una mala administración del capital de trabajo. Y al menos en Jalisco parece ser una constante con la que me he encontrado.
El capital de trabajo se define como el dinero invertido en la operación de la empresa. Es decir, es el dinero que se utiliza para pagar compras de materia prima, sueldos y salarios, para dar crédito a clientes para cubrir gastos de operación del día a día, entre otros conceptos. A su vez se puede financiar parte del capital de trabajo con proveedores y créditos (revolventes o simples).
El capital que aportan inicialmente los socios a una empresa debe de cubrir lo siguiente:
1.- Capital de trabajo
2.- Capital para realizar inversiones en activos fijos e intangibles (licencias, concesiones, marcas, etc)
El capital de trabajo no es estático, varía en función de los siguientes factores:
1.- Nivel de ventas.
2.- Plazo que se le otorga a los clientes = Días de cuentas por cobrar.
3.- Plazo que otorgan los proveedores para pagarles = Días de cuentas por pagar.
4.- Tiempo en que se desplaza la mercancía o producto.
5.- Acceso a líneas de crédito revolventes para necesidades transitorias de capital de trabajo.
6.- Impuestos, gastos de operación y gastos financieros.
Existen otros factores pero considero que los más relevantes quedaron enumerados. Desde luego si la empresa pierde dinero, tendrá que reponer capital de trabajo.
El capital de trabajo neto se considera como la cantidad invertida menos la cantidad financiada. En finanzas y contabilidad existen varias fórmulas pero la más sencilla es:
Activo Circulante - Pasivo Circulante
¿Cuál es el nivel de capital de trabajo ideal?
Existen empresas que han logrado trabajar con capital de trabajo negativo lo que financieramente se considera lo óptimo, porque así, la empresa se puede ahorrar el costo de oportunidad de invertir ese dinero en otros activos.
La realidad en México es que la cobranza por lo general suele ser difícil y no siempre se recibe el cobro de forma puntual, las ventas son volátiles en algunas empresas, existen ineficiencias en la producción y entrega de producto, y definitivamente algunos se cuelgan de los proveedores. Por no decir que hay gente que paga cuando quiere y si quiere. También existen algunos proveedores que no otorgan crédito así como es difícil el acceso al crédito bancario.
El escenario anterior nos dice que debemos prevenir tragedias, esto significa que se tendrá que tener el capital de trabajo suficiente para soportar lo antes mencionado. Esto varía de empresa en empresa por lo que sugiero contraten a una persona que los pueda asesorar en este rubro.
¿Cómo estimar el capital de trabajo requerido?
En primera se debe de conocer el flujo de la empresa, desgraciadamente hay muchas pequeñas empresas que no conocen la situación real de sus finanzas. Un error común es que los dueños de las empresas gastan dinero de la empresa como si fuera su propia cuenta de ahorro sin saber si quiera si se está gastando el capital de trabajo.
Una técnica que en mi opinión resulta util es proyectar el flujo de efectivo y por ende proyectar el saldo de Bancos, si la cuenta llega a ser negativa se deberá buscar cubrir del déficit con un margen de seguridad.
Como se observa en la gráfica anterior, donde pongo un ejemplo de la proyección del saldo de bancos en una empresa donde los socios no aportaron el capital suficiente para cubrir las necesidades de capital trabajo. El déficit es de $1.2 mdp al que se le debería adicionar un 10% más de capital para quede un colchón en la cuenta de bancos. Es importante tomar en cuenta en las proyecciones la ciclicidad de la empresa, sé que para algunos empresarios es difícil porque se requiere información histórica para poder entender el comportamiento de las cuentas como ventas, costos, etc.
En conclusión, se podrá tener una empresa exitosa en el rubro de ventas pero si no se maneja correctamente su capital de trabajo, la empresa puede quedarse sin efectivo lo que la haría prácticamente quebrar. Además conseguir financiamiento en un banco en caso de ser factible es un proceso que toma semanas por lo que no se deben confiar de ese recurso. Si usted es un empresario que con el dinero de la empresa cubre sus gastos personales a diestra y siniestra lo invito a que reflexione lo que está haciendo antes de que sea demasiado tarde.
Siempre he recomendado que las finanzas de una empresa ya sea una persona física o moral se maneje de forma separada a las finanzas del dueño o de los socios o de los principales beneficiarios. De hecho esto es un principio contable básico, el principio de entidad (NIF A-2). Si se vive de la empresa hay que ponerse un salario determinado realista conforme a la situación de la empresa.
Saludos a los lectores,
Humberto Aguilar
Consultor Financiero
H.A.C.I. Consultoría
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